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もしものときの準備シート

ホームページが突然見られなくなる。身に覚えのないページが増えている。お問い合わせの内容が、外に漏れたかもしれない。

何年もかけて積み上げてきた信頼は、たった一日で揺らぐことがあります。トラブルを100％防ぐことはできません。けれど、起きたときの動き方と最初の一文は、何も起きていない今のうちに用意しておけます。

このシートは、記者会見を開くような大きな会社ではなく、小さな会社のための備えです。紙1枚に書き込むだけで、もしものときに迷う時間がぐっと減ります。

こんな方に

• 何かあったとき、誰が判断して、誰に連絡するのかが決まっていない
• ホームページの管理を外の会社に任せていて、もしものときの段取りがわからない
• お詫びやお知らせの文面を、いざとなったら一から書くしかない

シートの中身（A4・4ページ）

1. 01平時に決めておく4つのこと起こりうること、判断する人と外に向けて話す人、連絡先、最初の1時間にやること。そのまま書き込めます。
2. 02お知らせ文を書く前の3つのルール推測で書かない。次の報告時刻を書く。個人情報への影響を書く。
3. 03お知らせ文のひな形　発生のお知らせ／続報〔　〕の中を差し替えるだけで、ホームページ・SNS・メールに使えます。
4. 04お知らせ文のひな形　お詫びと再発防止のご報告落ち着いたあとに出す文面と、個人情報が関わるときの注意点。

私たちがこのシートをつくった理由

私たちは、お客様のホームページの保守もお預かりしています。今年、あるお客様のサイトが表示されなくなったとき、すぐにわかっていること・わかっていないこと・次に連絡する時刻をお伝えし、その日のうちに復旧までご報告しました。後日、お客様のほうから、今後の管理についてきちんと相談しましょうと声をかけていただきました。

誠実な対応は、その会社らしさがいちばん伝わる瞬間にもなります。その準備に役立ててもらえたらと思い、私たち自身が使っている考え方を1枚にまとめました。