こんにちは、小松﨑です。
新卒1年目の皆さんは、会議やミーティングに参加する機会が増えてきたころでしょうか。会議は仕事の方針など大事なことを決める場なので、1年目のうちはどうしても緊張しますよね。「良い質問をしなきゃ」「何か発言しないと」と焦ってしまうこともあると思います。
今回は、そんな会議の場で一目置かれる立ち回り方や質問の仕方、そして参加するときの心構えについてお話しします。
会議の中で「助かる」存在とは
そもそも会議は何のために開かれるのか。ざっくり言ってしまえば「何かを決めるため」ですよね。大体はアジェンダ、つまり議題が定められ、それに沿って進められていきます。
僕の経験では、新卒1年目の方は会議室の予約などの細かい作業や、このアジェンダの準備を任されることが多いと思います。ここで周りからの信頼が上がるポイントがあります。それは、アジェンダを前日、遅くとも1時間前までに共有しておくことです。それだけで「事前準備をしっかりしてくれる人だ」と受け取ってもらえます。
もう一つは、話が本題から逸れたときに、さりげなく原点に戻してくれることが挙げられます。
最近はAIに議事録を任せる会社も増えてきましたが、若手が議事録を担当する会社もまだ多いと思います。この役割を担う方は自然と全体を把握できるんですね。会議がヒートアップすると、議題やゴールから逸れていくことが往々にしてあります。例えば、次の企画の締め切りをいつにするべきか、という議題があったとします。すると、「この前のあの企画面白かったですよね」などと、関係ない話で盛り上がることがあります。これが間延びしていくと、結果何も決められなかった、といったことになりかねません。
ここで、「今決めたいのって、この締め切りのことでしたっけ？」と本質を突く質問をしてくれる人は、「話の構造が見えている人だ」と受け取られ、周りにとって非常に助かる存在になります。もちろん、これは議事録係でなくてもできることです。では、こうした本質的な質問をするには何をすれば良いのか。次にお話しします。
本質的な質問をするために
本質的な質問をするには、会議の全体像と論点を把握しておく必要があります。話がズレるときは、たいてい参加者が論点を見失っていたり、論点が混ざってしまっていたりします。
全体を把握する方法としておすすめなのが、マインドマップでメモを取ることです。
僕も実践しています。中心にその会議で決めたいことを置き、誰が何について話したか、その話題に誰が乗ったか、そこからどの話題に飛んだかを、ツリー状に書いていきます。こうすると全体を自然と把握でき、どこに話を戻せば良いかもメモを辿れば分かります。極端な話、ここまで書き込まなくても、アジェンダが手元にあれば原点に戻ることはできます。
つまり本質的な質問は、新しくひねり出すというよりも、その会議の中で既に決まっている、あるいは話されていることから見出すものなんですね。
不意に意見を求められたときのために、対処できること
ただ、集中して会議に参加していても、抜け落ちたり忘れてしまったりすることもあります。特にZoomでの会議だと、突然指名されて意見を求められることもよくありますよね。
不意に発言の番が回ってきたときにも、できることがあります。「何か意見はありますか？」と聞かれたら、それまでに発言した人の話に乗っかるのがおすすめです。まず「Aさんの企画の、この部分に共感しました」と共感を示す一言を置き、そのうえで「これはどういう計画で進めるんですか？」と質問してみましょう。5W1Hに沿った質問だと、組み立てやすいですね。また、もう一つ覚えておくと役立つのは、『経営者に贈る5つの質問』という考え方です。経営学者ピーター・F・ドラッカーの著書のタイトルにもなっている問いで、シンプルでありながら本質を突く質問ができます。
1つ目は「われわれのミッションは何か」。なぜその商品やサービスをつくり、届けているのか、という問いです。続いて「われわれの顧客は誰か」「顧客にとっての価値は何か」「われわれの成果は何か」「われわれの計画は何か」。ドラッカーは、この5つを経営者が自らに問い続けることの大切さを説いています。
「この商品やサービスを誰に届け、誰に心から喜んでほしいのか」という本質は、会議では抜け落ちがちです。この5つの問いが頭に入っていれば、不意に意見を求められてもすぐに返せるようになります。議題の中から顧客の視点に立った質問ができるようになると、あなたの意見はより重宝されるはずです。
基本を聞けることが「良い」聞き方
ここまで本質的な質問について考えてきました。とはいえ、会議でいちばん悩ましいのは「良い質問をしなければ」と緊張してしまうことだと思います。
そもそも良い質問とは何か。これまでの話から見えてくるのは、本質的であること。具体的に言えば、業務を円滑に進めるための質問です。意外な角度からの質問や、発想力に富んだ質問でなくて良いんです。そう捉えておけば、無理に「気の利いた質問」をしようとしなくても大丈夫です。
それよりも会議の質問で大事なのは、基本です。「この仕事の目的は何ですか」「この仕事でやってはいけないことは何ですか」といった、小さなミスを防ぐための質問は、実務の面でとても助かります。良い質問ができる人とは、基本をきちんと確かめ、みんなに大事なことを思い出させてくれる人なんです。
まず、身の上話を打ち明けてみる
入社したばかりのころは、上司や周りとの関係ができあがっておらず、発言をためらってしまうと思います。発言するたびに評価されている気がする、ということもあるのではないでしょうか。そんな時期に大切なのは、まず自然体でいること。そのほうが、自分の人柄を知ってもらいやすくなります。もう一つは、自己開示をすることです。例えば、「自分は今、●●ということに悩んでいて」と、質問の前に自分の悩みを話してみてください。
いきなり硬い表情で質問から入ると、相手も身構えてしまいます。自分の緊張が相手にも移ってしまうんです。反対に、自己開示から入ると、相手はあなたのことを少し知ることができ、親しみを持ちやすくなります。心理学でいう「自己開示の返報性」で、こちらが心を開くと、相手も心を開きやすくなるんですね。人は、よく分からない相手に不安や警戒心を抱きがちです。上司に緊張してしまうのも、まだお互いをよく知らないことが大きな原因ではないでしょうか。
相手を変えるのは難しいので、まずは自分から情報を出してみましょう。会議は意見交換の場であると同時に、コミュニケーションの場でもあります。身の上話を適度に打ち明けることで話しやすくなり、関係づくりにもつながっていきます。
この「身の上話から入る」方法は、先ほどお話しした、不意に意見を求められたときにも使えます。「この話について、自分の生活の中でもこう実感しています」と自分の実感を話すだけでも、生活者（顧客）の視点からの意見として受け取ってもらえ、価値ある意見として尊重されます。
顧客視点はシンプルなことから得ていく
先ほど、顧客視点からの意見や質問は会議でとても価値がある、とお話ししました。では、その顧客視点をどう身につければ良いのか。答えはシンプルで、調べることを徹底してみてください。まずは「このお客さんが大切にしていることって何だろう？」と、自分に問いを立ててみましょう。
思いつかなければ、顧客の声を調べてください。自社のサービスの利用者にアンケートを取っていればその回答を読む、アプリやサイトなら口コミやレビューを見る。InstagramやXなどのSNSを見るのもおすすめです。そのとき、星5の高評価だけでなく、星1の厳しい意見にもしっかり目を通してください。良い声も悪い声も見ておくことで、顧客視点が自分の中に自然とインストールされていきます。
こうして調べたうえで想像すると、顧客像はぐっと具体的になります。また、実際の声を根拠として示せば、それが何よりのファクトになり、自分の意見も通りやすくなります。ただ調べるだけでなく、顧客の生の声に徹底的に耳を傾けてみてください。
終わりに
こうして振り返ると、会議で徹底したいことは、いたってシンプルです。論点を見失わず、基本を聞くことができる。それが、会議で「助かる」と思われる人の役回りです。明日からの会議に、少しでも肩の力を抜いて臨めるようになればうれしいです。
会議で問いを立てる力は、実は私たちエドゥカーレがいちばん大切にしている力でもあります。私たちは、経営者の話を聴き、問いを重ねながら、その会社にすでにある魅力を引き出す仕事をしています。
